Pendahuluan
Ada banyak tantangan dalam pengelolaan bisnis kuliner (F&B) seperti kafe, restoran, bar dan sejenisnya. Kita sebagai pengusaha tidak boleh hanya berfikir 1 atau 2 hal saja, seperti marketing atau karyawan. Tapi harus menyeluruh. Dalam bisnis kuliner ini, tantangannya mencakup manajemen Stok, Karyawan, Pelayanan, dan promosi (marketing). Maka dari itu, seorang pengusaha harus bisa dan pintar dalam memanfaatkan apapun agar dapat mengatasi tantangan tantangan tersebut, diantaranya adalah menggunakan tools (alat) untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan dan mempercepat operasional bisnis. Dan pastinya, tools yang dimaksud bukan hanya software atau aplikasi, tapi juga sistem pendukung lainnya. Seperti Perangkat fisik, Sistem & Proses internal, dan juga platform external. Semua harus terintegrasi dengan baik agar mencapai tingkat efisiensi semaksimal mungkin.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa saja tools yang digunakan untuk mengelola bisnis kuliner (F&B) se efisien mungkin. Jadi, baca dan pahami dengan seksama. Ada 8 tools manajemen kafe dan restoran yang dapat anda gunakan.
1. Point Of Sale (POS) System
Biasa disebut aplikasi POS. tools ini biasanya berupa aplikasi yang di install di Smartphone dan tablet, atau ada vendor yang menyajikan POS sudah ter embed di sebuah perangkat. tools ini berfungsi untuk mencatat transaksi, memantau pemjualan, dan biasanya sudah terintegrasi dengan sistem pembayaran digital. Dan sebuah aplikasi POS yang ideal mempunyai fitur2 berikut :
- Laporan Penjualan real time
- Integrasi dengan Stok
- Pengelolaan multi cabang
Dan dengan tools POS System yang ideal pasti akan memudahkan kasir, akuntansi dan analisis bisnis, dimana kedepannya seorang owner bisa lebih fokus untuk ekspansi usaha dengan pertimbangan data dari POS system yang akurat.
2. Inventory Management tools
Tools ini berfungsi untuk memantau bahan baku, dan dapat menghindari pemborosan dan kehabisan stok. Biasanya terintergasi dengan POS system. Jika bahan baku sudah habis, POS system akan menonaktifkan menu yang ingin dibeli. Jadi otomatis tidak akan bisa dibeli. Inventory managemen tools yang ideal punya fitur sebagai berikut:
- Notifikasi stok menipis
- Integrasi dengan supplier
- Laporan penggunaan bahan
Jika sudah diaplikasikan dengan baik, akan membantu dalam efisiensi pembelian, menjaga kualitas bahan makanan, dan transparansi.
3. Employee Management Tools
Tools ini sangat bermanfaat untuk mengelola jadwal kerja, absensi dan kinerja staf. yang akan bisa mengurangi konflik jadwal dan juga prouktifitas tim. Employee Managemen tools yang ideal memiliki fitur2 penting seperti:
- Shift Scheduling
- Payroll Integration
- Attendance tracking.
4. Reservation & Table Management System
Dengan adanya tools ini, pelanggan tidak akan mengalami over capacity yang akan menyebabkan lamanya menunggu pesanan mereka dibuat. Apalagi ketika hari hari ramai saat liburan di tempat wisata. tools ini dapat mengatur pemesanan meja, walk-in customer, hingga antrian. Idealnya memiliki fitur2 penting seperti :
- Booking online
- Live table status
- Integrasi dengan website atau aplikasi.
Dengan menerapkan tools ini, nantinya akan meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi chaos saat jam sibuk.
5. Customer Relationship Management (CRM)
Ada pepatah “customer adalah raja” jadi ketika ingin melakukan penyesuaian dan pengembangan, harus mengikuti preferensi customer. Itulah fungsi dari CRM tools ini. Dengan ini, kita dapat mengelola data pelanggan, riwayat kunjungan, dan preferensi menu. contohnya di bagian menu, harus perbanyak stok pada menu yang paling banyak terjual dan sebaliknya. CRM tools yang ideal memiliki fitur penting seperti:
- program loyalty
- e-voucher
- email / SMS marketing.
Dan nantinya akan bermanfaat untuk hubungan kepada klien, membangan loyalitas pelanggan dan repeat order.
6. Accounting & Financial tools.
Bukan hanya F&B, tapi semua bisnis harus punya tools ini. Dengan ini, kita dapat mencatat kuangan lebih mudah, membuat laporan laba rugi, dan memantau pengeluaran operasional. Idealnya, tools ini sudah terintegrasi dengan POS tools dan menghasilkan laporan secara realtime. tools ini bermanfaat untuk transparansi keuangan dan akhirnya dapat memudahkan dalam mengambil keputusan bisnis.
7. Marketing & Social Media Tools.
Marketing juga penting untuk semua jenis bisnis. Dalam F&B, visual sangat penting untuk visibilitas online. Jadi anda perlu tools ini. Bisa menggunakan social media atau google business (detailnya baca di artikel ini). Tools ini berfungsi untuk promosi online dan menjaga branding. marketing & Social media tools yang ideal mempunyai fitur seperti :
- Content Scheduler
- Ads manager
- Review Management
Jika sudah dimanfaatkan dengan baik, kedepannya akan bermanfaat dalam menjangkau pelanggan baru, dan membangun citra kafe dan restoran
contoh tools nya yaitu : Meta business suite (facebook & instagram ), Google my business (visibilitas di google maps)
8. Kitchen Display System (KDS)
Tools ini dapat menghemat penggunaan kertas, terutama untuk order slip yang berfungsi untuk meneruskan catata pesanan dari kasir ke dapur. yang kedepannya akan mempercepat kinerja dapur dan mengurangi kesalahan pesanan.
Kesimpulan
Dengan memanfaatkan 8 Tools manajemen kafe dan restoran yang sudah dijelaskan diatas, pastinya akan berdampak besar bagi efisiensi kinerja kafe dan restoran yang anda punya. Akan tetapi, tidak semua tools dibutuhkan di setiap bisnis F&B. anda sebagai pemilik usaha harus menyesuaikan kebutuhan dan skala usaha. Dengan kombinasi tools2 yang tepat akan memperlancar operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta meningkatkan profit bisnis.
Agar lebih efisien, menu kita POS sudah mengkombinasikan sebagian besar tools diatas ke dalam 1 aplikasi. Maka dari itu, menggunakan Menu kita POS pada bisnis anda merupakan keputusan yang bijaksana.
