Pendahuluan
Dalam bisnis perhotelan, masih banyak kasus dimana tamu terbangun dari tidurnya karena lapar pada jam 2 pagi. Dan mereka tidak bisa memesan makanan melalui room service karena sibuk, dan akhirnya pesan melalui online dari luar. Hal ini dikarenakan masih banyaknya hotel di Indonesia yang menggunakan sistem manual (melalui telepon & catat kertas) untuk order room service, hal ini akan mendatangkan keluhan tamu karena waktu menunggu yang tidak pasti. Maka dari itu, disini sistem order room service diperlukan. dengan mengunakan menu room service digital via QR Code, tamu bisa pesan sendiri dari kamar tanpa menelpon.
Masalah Umum Room Service Tradisional di Hotel Indonesia
Waktu tunggu yang tidak bisa diprediksi, hal ini disebabkan karena petugas yang tidak stand by atau sibuk maupun memperbaiki kesalahan pesanan yang menambah waktu tunggu.
Kesalahan pesanan yang disebagkan human error. seperti salah kamar & lantai, salah item pesanan, maupun kehabisan stok bahan baku yang kurang terpantau.
Tamu yang malas menggunakana telepon. Hal ini bisa karena mengganggu waktu istirahat atau kendala bahasa. Tamu tersebut kurang bisa berbahasa inggris.
Sulitnya koordinasi antara dapur dan housekeeping, karena masih manual menggunakan catat order slip kertas.
Banyaknya food waste. Hal ini disebabkan karena stok bahan baku yang tidak terpantau secara real time.
Semuanya akan berdampak pada review tamu di google, tripadvisor, atau aplikasi Hotel lainnya masalah room service yang lambat
Apa itu Menu Room Service Digital via QR Code ?
Merupakan sistem dimana tamu hanya perlu melakukan scan QR code di tiap kamar hotel jika ingin memesan makanan melalui room service. Tamu akan langsung melihat menu digital, melakukan pemesanan, membayar secara cashless (QRIS / VA).
Dengan fitur utama seperti lihat menu, deskripsi dan harga. Lalu memilih item menu yang diinginkan dan yang tersedia. Setelah itu bisa menambahkan catatan yang diperlukan (misal : pedas / tidak pedas). Setelah sudah final, maka langsung pesan langsung dan melakukan pembayaran.
Detail pesanan yang masuk ke pihak dapur sudah lengkap dan jelas, meminimalisir kesalahan pesanan dan waktu tunggu untuk tamu. Dibandingkan dengan sistem manual yang masih banyak kemungkinan kesalahan disebabkan human error.
Manfaat Utama Menggunakan Room Service Digital
A. Untuk tamu
- Tamu bisa pesan kapan saja tanpa menunggu operator stand by dan menjawab telepon
- Dapat melihat status pesanan, apakah sedang dalam antrean , sedang dibuat, atau sedang dalam perjalanan.
- Mendapatkan personalisasi seperti promo musiman, rekomendasi berdasarkan preferensi, atau special menu.
- Fitur multi bahasa yang memudahkan tamu mancanegara.
B. Untuk hotel / pengelola
- Kesalahan pesanan dapat diminimalisir hingga hampir 0%
- Dapat mempercepat proses order, karena tidak perlu angkat telepon. Pesanan langsung masuk ke sistem dalam informasi yang utuh.
- Stok bahan baku terpantau secara real time, setelah order maka akan berkurang menyesuaikan jumlah bahan yang digunakan. Jadi tidak akan ada “maaf habis” setelah tamu pesan.
- Dapat menghemat biaya, terutama untuk cetak menu tiap ada update baru (item baru atau ganti harga) .
- Pendapatan bisa ditingkatkan melalui Upselling yang mudah, karena ada rekomendasi otomatis.
- Dapat mengumpulkan data pelanggan secara otomatis. Bisa digunakan untuk CRM / Royalty.
- pada akhirnya meningkatkan kepuasan tamu, ulasan yang lebih baik, dan occupancy naik.
Cara Kerja
- Pasang QR Code di masing masing kamar (bisa di buku informasi, stiker meja, atau dekat tv)
- Tamu Scan dan langsung diarahkan ke menu digital
- Tamu memilih item yang diinginkan, tambah jumlah & catata khusus (alergi, kurangi garam, ekstra pedas, dsb.)
- Pihak admin resto mengkonfirmasi pesanan, pesanan otomatis masuk ke sistem dan diterima dapur untuk diproses lebih lanjut
- Tamu dapat melihat progres pesanannya melalui HP, mulai dari proses pembuatan sampai di kamar mereka.
Tips Implementasi
Untuk percobaan, mulai kecil terlebih dahulu. Misalnya dilakukan pada hari kerja disaat tamu tidak banyak. Atau bisa implementasi di kamar terbatas
Buat desain QR yang menarik, tentunya dengan menambahkan logo hotel anda. Dan jangan lupa untuk menuliskan “Scan untuk room service” atau sejenisnya.
Karena menggunakan sistem digital, maka staf anda harus dilatih. terutama untuk menggunakan Sistem QR menu ini. Karena setiap bagian memiliki peran berbeda, seperti pihak kasir, pihak dapur, dan housekeeping.
Biasakan untuk selalu update setiap hari. Karena adanya pengisian stok bahan baku. Dengan ini, tamu bisa melihat mana item yang tersedia dan yang tidak.
Saat tamu check in, jangan lupa untuk menunjukkan penggunaan QR Code Scan ini agar memudahkan mereka.
Cari Sistem yang tanpa ada biaya bulanan, seperti menu kita POS ini. Bisa digunakan tanpa adanya langganan bulanan.
Kesimpulan
Penggunaan Menu room service digital via QR bukan lagi merupakan tren, tapi kebutuhan untuk menjaga kepuasan tamu hotel anda. Implementasinya sangat berdampak, Memiliki manfaat yang besar dan berantai. Mulai dari mempermudah tamu, memperingan operasional, dan akhirnya tamu senang dan revenue maupun reputasi hotel anda akan naik.
