Pendahuluan
Di kebanyakan hotel, proses billing pada room service merupakan salah satu pekerjaan yang paling merepotkan. Jika menggunakan cara konvensional tanpa adanya integrasi room service dengan PMS, staf harus mencatat pesanan tamu via telepon, input ke sistem secara manual, dan memindahkan tagihan ke folio kamar satu per satu. Dengan kompleksnya proses tersebut, akan rawan kesalahan, sering terlambat, yang akan menyebabkan banyaknya komplain tamu saat mereka check out.
Coba bayangkan ketika tamu yang memesan makan malam, tetapi tagihannya tidak muncul di folio atau malah double charge. Atau seorang front office yang harus mengecek ratusan struk satu per satu disaat checkout lagi ramai ramainya. Kondisi ini yang familiar ditemukan pada hotel bintang 2 hingga 4 di Indonesia.
Sekarang, dengan mengandalkan kemajuan tekologi digital. Ada namanya integrasi room service dan PMS hotel. Yang menghilangkan cara konvensional dan manual. Dengan ini, pesanan tamu secara otomatis langsung masuk ke folio kamar, tentunya sudah meninggalkan input manual.
Artikel ini dibuat untuk menjelaskan mengenai INtegrasi Room Service dan PMS Hotel. Cara kerjanya, manfaat nyata, serta bagaimana implementasinya di Hotel Indonesia.
Masalah Billing Room Service Secara Manual
Saat ini, banyak hotel yang masih mengadopsi cara manual, seperti:
- Pesanan masih masuk melalui telpon dan dicatat di kertas, atau spreadsheet
- Staf front office yang harus input manual ulang ke PMS
- Rawan risiko adanya kesalahan nomor kamar, item dan jumlah yang dipesan.
- Proses yang lambat, apalagi pada saat peak season
- Riwayat pesanan yang sulit dilacak
- Semua itu mengakibatkan adanya komplain tamu saat checkout, dikarenakan tagihan yang tidak sesuai.
Masalah yang terlihat simpel ini memberikan dampak yang signifikan. Karena tidak hanya waktu yang terbuang, tapi juga menurunnya tingkat kepercayaan tamu serta akan mengakibatkan kehilangan peluang revenue akibat adanya kesalahan billing.
Apa itu Integrasi Room Service dengan PMS Hotel?
Integrasi PMS (Property Management System) merupakan koneksi langsung antara sistem Room Service yang menggunakan scan QR dengan sistem manajemen hotel. Pesanan tamu akan secara otomatis dicatat kedalam folio kamar.
PMS yang biasa digunakan di Indonesia antara lain: Opera Cloud, Fideli, Protel, Hotelogix, dan masih banyak lagi.
Dengan adanya integrasi ini, sistem room service yang manual akan sepenuhnya berubah menjadi digiatal dan real-time.
Cara Kerja Integrasi Room Service dengan PMS
Sebelum masuk ke bagian integrasi, maka harus memahami dulu alur kerjanya:
- Tamu scan QR code
Tamu yang ingin pesan makanan melalui room service, harus scan QR code di kamarnya untuk mengakses menu digital melalui HP nya - Buat pesanan
Tamu membuat pesanan, mulai dari memilih menu, jumlah, dan membuat catatan khusus (apabila alergi, tidak perlu terlalu asin, dsb.) - Pesanan masuk secara otomatis
Pesanan yang dibuat langsung masuk ke dapur dan terinput di Kitchen Display System. Dan juga terinput ke PMS. - Billing masuk ke Folio
Tagihan room service langsung masuk ke kamar tamu sesuai nomor di PMS tanpa perlu input manual lagi. - Status Real Time
Tamu bisa melihat status pesanan, sementara front office bisa memantau semuanya dari satu dashboard.
Manfaat Utama Integrasi PMS Room Service
Mengeliminasi kesalahan Billing
Menghilangkan kesalahan billing akibat human error, tagihan selalu akurat tanpa adanya input manual.
Mempercepat proses check-out
Proses check out tamu akan lebih cepat karena petugas front office tidak perlu lagi memeriksa struk room service satu persatu.
Meningkatkan akurasi dan transparansi
Tamu bisa melihat tagihan mereka secara real tima di PMS apabila sistem PMS nya punya fitur guest portal
Meningkatkan Efisiensi Staf
Staf tidak perlu mengerjakan pekerjaan administrasi, mereka hanya perlu fokus untuk melayani tamu.
Meminimalisir kebocoran revenue
Karena sudah sepenuhnya otomatis, maka kebocoran revenue bisa diminimalisir
Data yang tersimpan lebih baik
Mulai dari laporan konsumsi room service per kamar, per tamu, dan per periode akan lebih akurat dan dapat digunakan untuk analisis bisnis yang lebih baik.
Tips Implementasi di Hotel Indonesia
Agar dapat diimplementasi di hotel anda, maka berikut ini proses yang harus dilakukan
- Pilih sistem yang Fleksibel. Cari sistem yang bisa terintagrasi dengan berbagai jenis PMS (cloud atau on-premise)
- Mulai dengan skala kecil terlebih dahulu. Jangan langsung full 1 hotel, coba pada 1 lantau atau 10 – 20 kamar terlebih dahulu.
- Koordinasi dengan vendor PMS dan tim IT Hotel, terkait dukungan integrasi via API
- Training Staf. Staf hanya perlu ditraining untuk memahami dashboard baru, bukan mengubah workflow
- Keamanan Data. Pastikan integrasi menjamin keamanan data tamu sesuai standar yang berlaku.
- Biaya yang realistis. pastikan untuk mencari sistem yang ekonomis, bisa dengan sekali bayar atau biaya per transaksi agar tidak memberatkan.
Kesimpulan
Integrasi Room Service dengan PMS hotel merupakan langkah yang realistis untuk efisiensi hotel. Dengan ini, operasional hotel akan lebih akurat, modern, dan efisien. Dengan billing yang otomatis langsung ke kamar tanpa adanya input manual, hotel dapat meminimalisir kesalahan, mempercepat proses, meningkatkan kepuasan tamu, serta dapat memaksimalkan revenue room service.
Untuk hotel kecil – menengah, ini bukan lagi kemewahan. Melainkan kebutuhan yang urgent untuk tetap kompetitif.
Ingin mencoba integrasi room service yang mudah dan terjangkau dengan PMS hotel Anda?
Menu Kita menyediakan solusi menu digital QR yang dapat diintegrasikan dengan berbagai PMS hotel. Coba demo gratis sekarang dan rasakan perbedaannya.
